สถ.หนุนอบจ.วางระบบจัดเก็บเอกสาร
เพื่อเป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์-แหล่งความรู้ท้องถิ่น
สถ.หนุนอบจ.วางระบบจัดเก็บเอกสาร – เมื่อวันที่ 3 กันยายน 2562 นายสุทธิพงษ์ จุลเจริญ อธิบดีกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น เปิดเผยว่า ตามมาตรา 17(20) แห่งพระราชบัญญัติกำหนดแผนและขั้นตอนการกระจายอำนาจให้แก่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น พ.ศ. 2542 บัญญัติให้องค์การบริหารส่วนจังหวัด (อบจ.) มีอำนาจและหน้าที่ในการจัดระบบบริการสาธารณะ เพื่อประโยชน์ของประชาชนในท้องถิ่นของตนเองในการจัดให้มีพิพิธภัณฑ์และหอจดหมายเหตุ
ประกอบกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม กำหนดเรื่องการเก็บรักษาหนังสือไว้ให้ส่วนราชการปฏิบัติรวมถึงองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นด้วย จึงขอความร่วมมือองค์การบริหารส่วนจังหวัด พิจารณาดำเนิน “โครงการจัดทำมาตรฐาน การจัดเก็บเอกสารขององค์การบริหารส่วนจังหวัด” ตามแนวทางที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จัดทำขึ้น
กรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น ได้รับแจ้งจากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ว่า ตามพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 มาตรา 7 วรรคสอง บัญญัติให้หน่วยงานของรัฐจัดทำรายการหรือตารางการเก็บรักษาเอกสารราชการ ซึ่งอย่างน้อยต้องประกอบด้วยประเภทและหมวดหมู่ของเอกสาร ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร วิธีการเก็บรักษาเอกสาร และการส่งมอบรายการหรือตารางการเก็บรักษาเอกสารราชการ
ทั้งนี้ ตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกรมศิลปากรกำหนด โดยเอกสารที่องค์การบริหารส่วนจังหวัดจะต้องดำเนินการเก็บรักษาให้เป็นระบบ ก็เช่นเอกสารที่มีคุณค่าตามวัตถุประสงค์ของหน่วยงานรัฐ เอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ และเอกสารที่มีคุณค่าเพื่อการศึกษา การค้นคว้า หรือการวิจัย
สำหรับแนวทางการดำเนิน “โครงการจัดทำมาตรฐาน การจัดเก็บเอกสารขององค์การบริหารส่วนจังหวัด” ตามที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จัดทำขึ้น ก็เช่น อบจ.ดำเนินการสำรวจเอกสาร เก็บรวบรวมข้อมูลการสำรวจ และสรุปข้อมูลแบบสำรวจ, วิเคราะห์ข้อมูลแบบสำรวจ กำหนดหมวดหมู่เอกสาร วิเคราะห์ประเมินคุณค่า และกำหนดอายุการจัดเก็บเอกสาร, จัดทำร่างตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสาร, จัดประชุมสัมมนาพิจารณาร่างตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสาร,ประกาศใช้ตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสาร และจัดเก็บเอกสารตามตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสาร ทั้งนี้โดยตั้งงบประมาณในการดำเนินโครงการได้ตามความเหมาะสม
“ขอให้องค์การบริหารส่วนจังหวัดทุกแห่ง ช่วยกันปฏิบัติตามแนวทางที่ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ได้กำหนดไว้ หากทำได้สำเร็จก็จะช่วยพิทักษ์เอกสารจดหมายเหตุ อันประกอบด้วยทั้งที่เป็นเอกสาร ภาพถ่าย ข้าวของเครื่องใช้ ซึ่งเป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ รากเหง้า และพัฒนาการอย่างต่อเนื่องขององค์การบริหารส่วนจังหวัดให้ดำรงอยู่อย่างครบถ้วน สมบูรณ์ และขอถือโอกาสนี้ยกย่อง องค์การบริหารส่วนจังหวัดที่ได้ดำเนินการจัดทำสมุดภาพเก่าเล่าเรื่องจังหวัดของตัวเอง ซึ่งถือเป็นการพิทักษ์เอกสารจดหมายเหตุของท้องถิ่นได้เป็นอย่างดี
เช่น จ.ระยอง จ.นนทบุรี จ.ตราด จ.อุทัยธานี จ.สระบุรี และ จ.พิจิตร ทั้งนี้ เอกสารจดหมายเหตุทั้งหลาย ก็จะเป็นเป็นแหล่งความรู้-ฐานข้อมูลที่มีคุณค่าเกี่ยวกับท้องถิ่นเพื่อการศึกษา ไปจนถึงสร้างความภาคภูมิใจในท้องถิ่นของเรา และหวังว่าจุดเริ่มต้นจากองค์การบริหารส่วนจังหวัดนี้ จะเป็นต้นแบบให้ทุกองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น ทั้งเทศบาล องค์การบริหารส่วนตำบล และเมืองพัทยา ได้ดำเนินการตามในอนาคตอันใกล้นี้” นายสุทธิพงษ์กล่าว
