การทำงาน HR ไม่ว่าจะตำแหน่งใด เลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องเข้าไปทำเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่เกี่ยวกับภายในองค์กร หรือเอกสารที่ต้องใช้ติดต่อกับภายนอกองค์กร ซึ่งกินเวลาไปมากกว่า 70% ของการทำงาน
ทว่าในปัจจุบัน ได้มีโปรแกรม HRIS ที่ทำขึ้นมาเฉพาะเพื่อใช้ในการจัดการเอกสารและแบ่งเบาภาระงานของ HR อย่างเป็นระบบ ทำให้ข้อมูลไม่กระจัดกระจาย ประหยัดเวลาในการทำงาน ช่วยลดข้อผิดพลาด และทำให้ HR สามารถไปโฟกัสที่การวางกลยุทธ์เพื่อพัฒนาองค์กร มากกว่าการต้องมาทำเอกสารต่าง ๆ มากมาย ซึ่งแบ่งออกมาได้ 3 หมวดหมู่ ดังต่อไปนี้
เอกสารก่อนเริ่มงาน
-
ใบสมัครงาน หรือเรซูเม่
เอกสารที่ผู้สมัครกรอกเพื่อให้ข้อมูลกับบริษัท โดยจะระบุประวัติการศึกษาอย่างย่อ ประวัติการทำงาน และทักษะของผู้สมัคร ซึ่ง HR ต้องเก็บเอกสารนี้ไว้เพื่อใช้เป็นข้อมูลคุณสมบัติและประวัติของผู้สมัคร
-
-
สำเนาบัตรประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้าน
HR ต้องเก็บเอกสารนี้จากผู้สมัคร เพื่อใช้ยืนยันตัวตน ที่อยู่ และสามารถตรวจสอบข้อมูลได้เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน
-
-
สำเนาหลักฐานการศึกษา
HR จะกำหนดวุฒิการศึกษา และพนักงานต้องส่ง Transcript, สำเนาปริญญาบัตร, เกียรติบัตร, วุฒิบัตร ฯลฯ เพื่อยืนยันว่ามีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ที่บริษัทต้องการ
-
ใบรับรองแพทย์
หลายบริษัทในไทยให้พนักงานตรวจสุขภาพก่อนเริ่มงาน เพื่อยืนยันว่าพนักงานมีสุขภาพดี พร้อมทำงาน และไม่มีโรคติดต่อหรือโรคต้องห้ามที่จะเป็นอุปสรรคในการทำงาน
เอกสารระหว่างการจ้างงาน
-
เอกสารการขาดงาน ลางาน มาสาย
เอกสารทั่วไปเกี่ยวกับการขาดงาน ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน มาสาย การขอรับรองเวลา ไปจนถึงการอนุมัติการลา ต้องจัดทำและเก็บอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบสิทธิ์การลา จำนวนวันลาคงเหลือ และการลงโทษทางวินัย
-
เอกสารเงินเดือน
เอกสารในการจ่ายค่าตอบแทนพนักงานและสวัสดิการ เช่น สลิปเงินเดือน หนังสือรับรองเงินเดือน รวมถึงหลักฐานทางกฎหมาย เช่น ทวิ 50, ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.90, เอกสารการจ่ายโบนัส ฯลฯ ต้องจัดเก็บอย่างเป็นระบบและปลอดภัย เพื่อการบริหารและการเงิน
-
บันทึกการอบรม
หลักฐานการอบรมและพัฒนาทักษะที่พนักงานเข้าร่วม ในบางอาชีพใช้ประกอบการเลื่อนตำแหน่งหรือปรับขั้นเงินเดือน นอกจากนี้ยังช่วยให้เห็นการพัฒนาทักษะของพนักงานตลอดระยะเวลาการทำงาน
-
เอกสารประเมินผลการทำงาน
รวมถึงการประเมินผ่านทดลองงาน ประเมินรายไตรมาส ประเมินประจำปี หรือการประเมินเพื่อปรับปรุงผลงาน เป็นเอกสารสำคัญต่อความก้าวหน้าในอาชีพ และช่วยให้ HR มีข้อมูลในการปรับเงินเดือน ปรับโครงสร้าง และเลื่อนตำแหน่ง
-
เอกสารการปรับเงินเดือนและสวัสดิการ
เมื่อบริษัทมีการปรับเงินเดือน โบนัส ค่าจ้าง หรือเพิ่มสวัสดิการให้พนักงาน HR ต้องจัดทำเอกสารไว้และมอบให้พนักงาน เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยัน
-
เอกสารการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน
สำหรับการเลื่อนตำแหน่ง โยกย้ายสังกัด โอนย้ายพนักงาน หรือเปลี่ยนแปลงลักษณะงาน เอกสารนี้ใช้ยืนยันประวัติการเปลี่ยนแปลงหน้าที่และโครงสร้างในองค์กร
-
บันทึกทางวินัย
เอกสารการกระทำทางวินัย เช่น หนังสือเตือน บันทึกการสอบสวน คำสั่งลงโทษทางวินัย รวมถึงหนังสือประกาศชมเชย และประกาศเกียรติคุณ HR ต้องจัดทำและเก็บเอกสารนี้ไว้ เพราะมีความสำคัญทางกฎหมายและการบริหารงาน
เอกสารหลังการจ้างงาน
-
ใบลาออก – เลิกจ้าง
หนังสือที่พนักงานแจ้งความประสงค์จะยกเลิกการทำงานกับบริษัทอย่างเป็นทางการ ระบุวันที่สิ้นสุดการทำงานและเหตุผลในการลาออก นายจ้างใช้เอกสารนี้เพื่อให้พนักงานจัดการงานที่ค้างคา คืนทรัพย์สินบริษัท จ่ายเงินชดเชย และดำเนินการทางกฎหมายอื่น ๆ
-
หนังสือรับรองการทำงาน
เอกสารที่บริษัทออกให้พนักงานเพื่อยืนยันว่าพนักงานเคยทำงานที่บริษัทจริง เป็นการรับรองประสบการณ์และความสามารถ บริษัทต้องออกเอกสารนี้ให้พนักงานทุกกรณี ไม่ว่าจะลาออกเองหรือพ้นสภาพ และต้องระบุข้อความเป็นกลาง ไม่กล่าวถึงพนักงานในทางเสียหาย เพื่อให้พนักงานใช้ในการสมัครงาน สมัครเรียนต่อ หรือขอวีซ่า
แนวทางการจัดการเอกสาร HR อย่างมีประสิทธิภาพ
- ใช้ระบบ HRM หรือ HRIS: การเก็บเอกสารเป็นกระดาษมีความเสี่ยง เช่น จัดเก็บไม่เป็นระบบ ข้อมูลสูญหาย และค้นหายาก ปัจจุบันมีโปรแกรม HRIS ที่ช่วยเก็บข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้จัดการเอกสารได้ง่าย ค้นหาได้สะดวก เชื่อมต่อกับระบบเงินเดือน และช่วยคำนวณเงินเดือน
- จัดหมวดหมู่เอกสารอย่างเป็นระเบียบ: กำหนดประเภทของเอกสารและข้อมูลอย่างชัดเจน แยกเป็นหมวดหมู่เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา เช่น หมวดเอกสารส่วนบุคคล (สำเนาบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน) และหมวดเอกสารการเงิน (สลิปเงินเดือน เอกสารภาษี โบนัส เป็นต้น)
- ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร: เอกสาร HR มีความละเอียดอ่อนสูง จึงต้องกำหนดสิทธิ์ผู้เข้าถึง เช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลสามารถดูข้อมูลพนักงานได้ แต่เฉพาะเจ้าหน้าที่เงินเดือนเท่านั้นที่เข้าถึงข้อมูลเงินเดือนของพนักงานทั้งบริษัท เพื่อรักษาความลับและป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
- ใช้เครื่องมือตรวจสอบและปฏิบัติตาม PDPA: HR ควรมีเช็กลิสต์หรือตารางติดตามเอกสาร เพื่อป้องกันเอกสารตกหล่นหรือสูญหาย ต้องบันทึกประวัติการเก็บเอกสารแต่ละชิ้นและตรวจเอกสารเป็นระยะ อีกทั้งต้องคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตามกฎหมาย PDPA โดยแจ้งให้พนักงานทราบว่าจะเก็บข้อมูลใด จำกัดการเข้าถึง และทำลายข้อมูลเมื่อหมดความจำเป็น
สรุป
แม้ว่างาน HR จะต้องยุ่งเกี่ยวกับการทำงานเอกสารหลายอย่าง แต่ในยุคที่ภาครัฐสนับสนุนการทำ Digital Transformation และลดการใช้กระดาษ บริษัทก็สามารถหันมาใช้งานระบบ HRIS เพื่อช่วยจัดการงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ตกหล่น และลดความผิดพลาดได้อย่างเห็นผล นอกจากนี้ยังเป็นการส่งเสริมงาน HR ให้ก้าวไปอีกระดับ ไม่ต้องทำงานเดิม ๆ แต่จะมีเวลาไปทำงานใหม่ที่เป็นไปในทางการพัฒนากลยุทธ์ และพัฒนาองค์กรได้อย่างแท้จริง
