สำหรับการทำงาน HR เชื่อว่า HR ทุกคนจะต้องเคยใช้โปรแกรม Microsoft Excel ไม่มากก็น้อย ทั้งใช้ในการดูข้อมูล เก็บข้อมูล คำนวณต่าง ๆ และแทนที่ Microsoft Excel จะเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระงาน ในหลาย ๆ ครั้งกลับทำให้งานหนักกว่าเดิม เนื่องจาก Microsoft Excel ต้องอาศัยการป้อนข้อมูลด้วยมือ จน HR ไม่มีเวลาไปทำอย่างอื่น
ทั้งนี้ ในปัจจุบันได้มีโปรแกรม HRIS เข้ามาแทนที่การทำงานของ Microsoft Excel ทั้งช่วยแบ่งเบาภาระงาน ใช้งานง่าย ไม่ต้องจำหรือผูกสูตร และยังช่วยลดข้อผิดพลาด เพิ่มความแม่นยำในการประมวลผล ประมวลข้อมูลออกมาได้ด้วย
ทำไมคนส่วนมากนิยมใช้ Microsoft Excel
Microsoft Excel เกิดขึ้นครั้งแรกในปี 1985 และเป็นเครื่องมือที่แผนก HR ใช้กันอย่างแพร่หลาย เนื่องมาจาก Excel เป็นเครื่องมือที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง ราคาไม่แพง และหากเข้าใจเรื่องการใช้สูตรและเรื่อง Database ก็จะเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังอยู่ไม่น้อย ซึ่งในปี 2021 พบว่า 56% ขององค์กรส่วนมาก ยังคงใช้สเปรดชีท แสดงให้เห็นว่า Microsoft Excel เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับความนิยมสูง แม้ว่าจะซับซ้อนและต้องอาศัยการป้อนข้อมูลด้วยมือ
นี่คือเหตุผลที่คนใช้ Microsoft Excel กันอย่างหลากหลาย:
- สูตรเยอะ: สูตรต่าง ๆ ที่อยู่ใน Excel สามารถนำไปประยุกต์เพื่อใช้ทำงาน HR ได้หลากหลาย ทั้งการคำนวณเงินเดือน เก็บข้อมูลพนักงาน และอื่น ๆ แต่คนที่จะใช้ Excel ได้ดี ต้องมีความเชี่ยวชาญอยู่ไม่น้อย หากเป็นคนที่ไม่มีความเชี่ยวชาญหรือในทีมไม่มีคนเก่ง Excel แล้ว จะกลายเป็นว่าไม่สามารถใช้งาน Excel ได้เต็มที่
- ราคาถูก: หนึ่งในข้อดีของ Microsoft Excel คือราคาถูก ทำให้คนที่เพิ่งเริ่มต้นทำธุรกิจสามารถลดต้นทุนรายจ่ายในเรื่องโปรแกรมการทำงานในด้านต่าง ๆ โดยเมื่อลงทุนซื้อ Microsoft 365 ก็จะได้รับ Microsoft Excel พ่วงมาด้วย ไม่ต้องซื้อโปรแกรมหลายอย่างซ้ำซ้อน
- เป็นที่คุ้นเคยและมีชื่อเสียง: การเปลี่ยนโปรแกรมใหม่หมายถึงการปรับตัวใหม่ ผู้ใช้ต้องมาเริ่มเรียนรู้การใช้งานใหม่ทั้งหมด นั่นจึงทำให้คนที่ใช้ Microsoft Excel ตั้งแต่แรกเริ่ม และมีความคุ้นเคยกับโปรแกรม ไม่อยากที่จะเปลี่ยนไปใช้อย่างอื่น แม้ว่าจะพบปัญหาและอุปสรรคในการใช้ก็ตาม
- เข้าถึงได้ง่าย: Excel เป็นโปรแกรมประจำเครื่องที่มีคนใช้งานนับล้านคน หากผู้ใช้ประสบปัญหา สามารถค้นหาวิธีแก้ไขได้ในอินเทอร์เน็ต หรือมีคอร์สเรียน Microsoft Excel แบบฟรี ๆ ให้ได้เลือกกันมากมาย นั่นจึงเป็นเหตุให้ Microsoft Excel ได้รับความนิยมตั้งแต่อดีตถึงปัจจุบัน
Microsoft Excel ไม่ใช่เพื่อนแท้งาน HR ทำให้งานซับซ้อนมากกว่าเดิม
แม้ Microsoft Excel จะเป็นโปรแกรมที่ดีที่อยู่มานาน เป้ฯโปรแกรมครอบจักวาลที่ใช้งานได้หลากหลาย แต่ Microsoft Excel กลับไม่ใช่เพื่อนแท้ของงาน HR มิหนำซ้ำ กลับทำให้งานล่าช้า ผิดพลาด และสร้างความเสียหายได้อีก
- กรอกข้อมูลผิดพลาด: งาน HR ถือเป็นงานที่ต้องอยู่กับข้อมูลมหาศาล และเพียงแค่ข้อมูลผิดแม้นิดเดียว ก็จะส่งผลให้ข้อมูลและผลลัพธ์ที่เหลืออยู่ผิดตามไปด้วย และ Microsoft Excel ถือว่ามีข้อเสียคือยังต้องอาศัยการนำเข้าข้อมูลด้วยมือ จนทำให้เกิดข้อผิดพลาดตามมา ทั้งรายงานที่ผิดพลาด ข้อมูลที่ตกหล่น และส่งผลต่อการตัดสินใจสำคัญ ๆ เพราะข้อมูลที่ได้มาไม่ครบถ้วน
นอกจากนี้ การกรอกข้อมูลด้วยมือ ยังถือเป็นการทำงานที่หนักหนา เสียเวลา และเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้สูง
- ไม่มีมาตรฐาน: เมื่อ HR หลาย ๆ คนหันมาใช้สเปรดชีทเดียวกันทั้งหมด ก็อาจจะทำให้ข้อมูลต่าง ๆ กระจัดกระจาย เพราะแต่ละคนจะมีการจัดวางรูปแบบ ผูกสูตร แปลผลต่างๆ กัน และทำให้การออกรายงานหรือแปลผลข้อมูลยากไปอีก
- ใช้งานยาก : แม้ว่า Microsoft Excel จะเป็นโปรแกรมสามัญที่คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องต้องมี แต่ก็ใช้ว่าทุกคนจะใช้เก่ง การใช้ Microsoft Excel ให้คล่องแคล่ว ต้องอาศัยพื้นฐานคณิตศาสตร์ ใช้การฝึกฝน และต้องรู้จักการผูกสูตรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ซึ่งนั่นหมายความว่า สำหรับคนที่ไม่มีพื้นฐานหรือไม่รู้จักสูตร ก็จะใช้งาน Microsoft Excel ได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ
- Microsoft Excel ไม่เหมาะสำหรับการจัดการข้อมูลที่ซับซ้อน: แม้ว่า Microsoft Excel จะเหมาะกับการจัดการข้อมูล แต่ข้อมูลบน Microsoft Excel ถือว่ายังเป็นข้อมูลดิบ และคนที่อ่านข้อมูลไม่เก่งจะทำให้จับเทรนด์ แพทเทิร์น และตีความข้อมูลไม่ได้ และเมื่อถึงจุดหนึ่ง ๆ ที่ข้อมูลซับซ้อนหรือมีเยอะมาก ก็จะเกิดปัญหาระยะยาวที่สะสมไว้จนเกินจะแก้ไข
- ปัญหาด้านความปลอดภัย: Microsoft Excel มีมาตรการในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลน้อย และมีโอกาสที่จะทำให้ข้อมูลรั่วไหล ตกเป็นเหยื่อของการโจมตี
จะเห็นได้ว่า แม้ว่า Microsoft Excel จะเป็นโปรแกรมราคาถูกที่มีความสามารถรอบด้าน แต่เมื่อใช้ไปถึงจุดหนึ่งแล้ว ผู้ใช้ก็จะพบกับปัญหา ทั้งในเรื่องของความผิดพลาด ต้องใช้เวลาในการป้อนข้อมูลเป็นจำนวนมาก ไปจนถึงปัญหาด้านความปลอดภัย แม้ว่า HR จะเก่งและมีความเคยชินกับ Microsoft Excel แต่เมื่อข้อมูลใหญ่ขึ้น ฐานข้อมูลมากขึ้น Microsoft Excel ก็จะไม่ตอบโจทย์การทำงานอีกต่อไป
หากไม่ใช้ Microsoft Excel แล้วต้องใช้อะไรแทน
สำหรับ HR ที่กำลังมองหาโปรแกรมที่จะมาทดแทนการทำงานของ Microsoft Excel สามารถใช้ระบบต่าง ๆ ได้มากมาย ดังนี้
ระบบ HRIS
ระบบการจัดการข้อมูลพนักงานแบบครบวงจร ทั้งประวัติพนักงาน ข้อมูลการขาด ลา มาสาย สวัสดิการ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกป้อนเข้าโปรแกรมอัตโนมัติ โดยที่ HR ไม่ต้องดึงข้อมูลออกมาและประมวลผลเอง ลดความผิดพลาด เพิ่มความแม่นยำ และมีความปลอดภัยสูงด้วย
ระบบ Leave & Attendance Software
การขาด ลา มาสาย เวลาเข้าออกงาน มักจะไปมีผลกับเรื่องของเงินเดือนและสวัสดิการ ซึ่งหากยังใช้ Microsoft Excel ทาง HR ก็มีความจำเป็นต้องนำเข้าข้อมูลเอง แต่ระบบ Leave & Attendance Software จะผูกการเข้า-ออกงานเข้ากับซอฟต์แวร์ และป้อนข้อมูลอัตโนมัติ ทั้งพนักงานและ HR สามารถเห็นการเข้าออกงานแบบ Real Time นอกจากนี้ ยังมีเรื่องของการจัดการระบบการลา การขอเอกสารการลา ที่สามารถตั้งเงื่อนไขได้ยืดหยุ่น พนักงานไม่ต้องมาถาม HR ว่าเหลือวันลาเท่าไร ป้องกันความผิดพลาดโดยไม่ได้ตั้งใจ
โปรแกรม Payroll
เงินเดือนถือเป็นเรื่องใหญ่สำหรับทั้งพนักงานและ HR ซึ่งโปรแกรม Payroll จะสามารถเข้ามาทำงานแทน Microsoft Excel ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ทั้งในเรื่องของการนำเข้าข้อมูลการขาด ลา มาสาย อัตโนมัติ ประมวลผลเงินเดือน รวมไปถึงการออกรายงานและเอกสาร ช่วยลดระยะเวลาในการทำงาน แบ่งเบาภาระงาน HR และลดความผิดพลาดได้อย่างมหาศาล
โปรแกรม HRIS แพงกว่า Microsoft Excel หรือไม่
สิ่งที่ทำให้เกิดความกังวลสำหรับ HR และผู้ประกอบการ คือราคาของโปรแกรม HRIS ซึ่งหลายคนอาจจะเกรงว่าราคาแพง หรือหากใช้แล้วจะต้องผูกพันกันไปยาว ๆ ไม่คุ้มค่า แต่ในปัจจุบัน โปรแกรม HRIS หลายโปรแกรมมีให้ทดลองใช้ฟรี หรือมีแพลนฟรีที่ให้ผู้ประกอบการใช้งานฟรีตลอดชีพ ช่วยอำนวยความสะดวกและประหยัดเงินในกระเป๋าผู้ประกอบการได้ดีมาก
