ทำธุรกิจ ใครๆ ก็อยากให้เติบโต เราก็มักมุ่งเน้นไปที่เรื่องการตลาด การขาย แต่เรื่องหนึ่งที่สำคัญไม่น้อยไปกว่ากันคือ “การมีระบบ”
ผมเชื่อว่ามีหลายคนที่กำลังเผชิญสถานการณ์อยากให้โต แต่ทำไมไม่ยอมโต เลยหยิบเอาเรื่องนี้มาเล่าสู่กันฟังครับ เรื่องของ “ระบบ” ที่หลายคนมองข้ามไป และเข้าใจว่า ทุกวันนี้ที่ทำงานกันอยู่ ถ้าไม่มีระบบ แล้วจะอยู่รอดมาได้อย่างไร
นั่นก็จริงอยู่ครับ แต่…สิ่งที่กำลังทำอยู่ อาจเป็นเพียงระบบพื้นฐาน ที่ธุรกิจทั่วไปเขาก็ต้องทำ ต้องปฏิบัติเป็นปกติ คือถ้าไม่มีกระทั่งระบบพื้นฐาน คงจะเละเทะจนธุรกิจล่มสลายไปนานแล้ว
แต่ระบบ ที่อยากเล่าให้ฟังคือ ระบบ ที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันของทุกฝ่ายง่ายขึ้น และสามารถส่งต่อระบบนี้ ไปสร้างความเติบโตให้กับธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น
ระบบ ที่ผมกำลังหมายถึง มีหน้าตาประมาณนี้ครับ ลองจินตนาการตามนะครับ เป็นกระบวนการทำงาน ที่ง่าย รวดเร็ว สามารถถ่ายทอดให้ทุกคนทำตามในแบบเดียวกัน โดยไม่ต้องมาเสียเวลานั่งคิดว่า ฉันควรเริ่มต้นทำอะไรดี
งานบางอย่างมีความสลับซับซ้อน และต้องอาศัยความละเอียดรอบคอบ การปล่อยให้คนมีประสบการณ์เท่านั้นที่ทำได้ เพราะเขามีวิธีคิดว่าต้องจัดการกับสรรพสิ่งตรงหน้าอย่างไร แบบนี้ ถ้าคนนั้นไม่อยู่ เอาแค่ป่วยก็ได้ ไม่มาทำงาน ทั้งบริษัทแทบเป็นอัมพาต ต้องหยุดชะงัก
ทีนี้ลองจินตนาการถึง “นักบิน” ผมเชื่อว่าเราคงนึกออกว่า ก่อนการบินทุกครั้ง นักบิน จะต้องถือโพยที่มีรายการยาวเหยียด เพื่อตรวจเช็กสรรพสิ่งตามรายการ นักบิน และนักบินผู้ช่วย มีรายการที่ต้องเช็กของแต่ละคน แล้วก็ไล่ตามรายการไป โดยไม่ขาดตกบกพร่อง
ถามว่าบินอยู่แทบทุกวัน จำไม่ได้เหรอว่าต้องทำอะไรบ้าง จำได้สิ ไม่ได้ฟั่นเฟือน แต่การใช้แค่ความจำ ความชำนาญ จำนวนชั่วโมง ไม่ได้การันตีความปลอดภัยไงล่ะ งานที่สำคัญกับชีวิตคนเป็นร้อย จะพึ่งพาเพียงความเชี่ยวชาญของใครไม่ได้ การทำตามเช็กลิสต์ ไม่ต้องเสียเวลานึก ไม่ต้องเปลืองหยักสมองจำ แค่ทำตาม ง่าย เร็ว ชัวร์ ปลอดภัย
กับธุรกิจอื่นๆ ทุกอย่างมีขั้นตอน มีกระบวนการในการทำ คนที่เก่ง หาวิธีทำได้ง่าย เร็ว และได้ผลดี นั่นแหละครับต้นแบบ ที่น่าถอดออกมาให้คนอื่นได้ปฏิบัติตาม เมื่อใดที่เราถอดกระบวนการนั้นออกมา แล้วทำเป็นคู่มือปฏิบัติที่ชัดเจน ส่งต่อให้ทุกคนรับรู้ได้ นั่นแหละครับ “ระบบ” ที่ผมกำลังพูดถึง
ธุรกิจร้านอาหาร เป็นตัวอย่างที่ดีอันหนึ่ง ในการพึ่งพาความเชี่ยวชาญของคนที่เรียกว่า “แม่ครัว” “พ่อครัว” “เชฟ” “กุ๊ก” จะเรียกอะไรก็แล้วแต่ หากคนนี้ไม่มา “แทบปิดร้าน” หรือไม่ก็ต้องเผชิญกับการบ่นของลูกค้าว่า รสชาติอาหาร “ไม่เหมือนเดิม”
แล้วร้านอาหารที่เขาเติบโตสามารถขยายสาขา ขายแฟรนไชส์ไปได้ทั่วโลก เขาเอาพ่อครัวแม่ครัววิ่งไปปรุงทุกที่อย่างนั้นหรือ เปล่าเลย เขาแค่สร้างระบบ แล้วสิ่งที่เขาขายจริงๆ คือ “ระบบ” นั่นเอง
ร้านอาหารที่อยากเติบโต สิ่งที่ต้องทำคือ การสร้าง SOP (Standard Operation Procedure) หรือคู่มือมาตรฐานการปฏิบัติในร้าน เขาจะไม่พึ่งพาทักษะแม่ครัวคนใดคนหนึ่ง เช่น ทำแกงสักถ้วย SOP ก็จะบอกเลยว่า ใส่น้ำเท่าไร เครื่องแกงกี่ช้อน ใส่หมูกี่กรัม ผักกี่กรัม ฯลฯ ปรุงด้วยไฟระดับไหน ใช้เวลาเท่าไร
ไม่ต้องอาศัยแม่ครัวตัวจี๊ดของร้าน ใครก็ทำได้ แค่ทำตาม SOP ที่ระบุไว้อย่างเคร่งครัด รสชาติออกมา ไม่แตกต่างกัน ดังนั้น เวลาเขาขยายสาขา เขาก็ส่งต่อระบบนี้ไปยังสาขาใหม่ ถ้าเขาขายแฟรนไชส์ ก็ขายระบบนี้ไป สาขาที่เกิดใหม่ การปรุงอาหารจึงออกมา หน้าตา รสชาติ เหมือนๆ กัน
นั่นแปลว่า ระบบ ช่วยให้ทำงานง่าย ทำได้เร็วขึ้น ไม่ต้องอาศัยฝากชะตาไว้กับใครคนใดคนหนึ่ง ไม่ต้องอาศัยความรู้สึก ความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ส่วนตัว แต่ทุกอย่างถูกคิด ถูกพิสูจน์มาแล้วว่าทำแบบนี้ง่าย เร็ว ผลลัพธ์ดี ถูกต้อง สามารถชี้วัดและประเมินความสำเร็จได้ไม่ยาก
แล้วเราจะสร้างระบบได้อย่างไร ไม่ยากครับ เพราะหากทำตาม 4 ขั้นตอนต่อไปนี้ ก็สามารถเกิดระบบขึ้นมาในธุรกิจของเราได้
ขั้นแรก วิเคราะห์ขั้นตอน เป็นการวิเคราะห์ภารกิจ หรืองานต่างๆ ที่ต้องทำอยู่เสมอว่ามีขั้นตอน มีกระบวนการ 1…2…3…อย่างไร ทำรายละเอียดออกมาให้ละเอียดชัดเจน จากนั้นช่วยกันพิจารณาว่ามีขั้นตอนใดที่มากเกินความจำเป็น สามารถตัดทิ้งได้หรือไม่
เมื่อพิจารณาเบ็ดเสร็จสะเด็ดน้ำ ก็บันทึกขั้นตอนหรือกระบวนการนั้น โดยรวบรวมไว้ในที่เดียวกัน จัดหมวดหมู่ให้ง่ายต่อการเข้าถึง เช่น ถ้าเป็นธุรกิจอาหาร ก็อาจมี ขั้นตอนการปรุงอาหาร ขั้นตอนการจัดโต๊ะ ขั้นตอนการจัดจาน ฯลฯ
ขั้นที่สอง ระบุสิ่งที่เกี่ยวข้องให้ชัดเจน งานในแต่ละขั้นตอน มักมีสิ่งที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นวัตถุดิบในร้านอาหาร หรือเครื่องมือที่ต้องใช้ในธุรกิจบริการซ่อม พยายามทำสิ่งที่ต้องนำมาใช้ให้ชัดเจนว่า ใช้อะไร แบบไหน ขนาด ชนิด หรือการกำหนดปริมาณที่ชัดเจน
เช่น ธุรกิจอาหารก็ใช้หน่วยชั่งตวงวัดได้ อาจระบุว่าใช้น้ำสต๊อกไก่ ตวงด้วยถ้วยตวงแก้ว ปริมาณ 250 ซีซี หรือธุรกิจศูนย์บริการรถยนต์อาจระบุเครื่องขันน็อตชนิดไหน ขนาดเท่าไร และขันน็อตด้วยแรงตึงเท่าไร ไม่ใช่ปล่อยช่างขันไปเรื่อย บางคนขันหลวมเกิน บางคนแน่นเกิน
ขั้นที่สาม สร้างนิสัยให้ทำตามระบบ ขั้นตอนนี้ยากครับ โดยเฉพาะคนไทย เพราะทำตามใจ คือไทยแท้ ต้องเข้มงวดกับการทำตามระบบ มีบทลงโทษ มีบทชื่นชม จะพระเดชหรือพระคุณ ก็ว่ากันไป แต่ทำอย่างไร ให้ใช้ระบบให้ได้ และใช้จนเป็นปกตินิสัย
ขั้นสุดท้าย เมื่อใช้ระบบ ทำตามระบบไประยะหนึ่ง ต้องมีการประเมินผล ทบทวน และหาทางทำให้ง่ายขึ้น ลดขั้นตอน หรือเปลี่ยนไปใช้วิธีที่ดีกว่า อย่าเชื่อมั่นว่า คิดมาแล้วต้องดีเลิศเป็นอมตะ
เห็นไหมครับว่า ธุรกิจใหญ่โตข้ามชาติข้ามภพทั้งหลาย ไม่ใช่ว่าเขามีทุนหนาจนคิดทำอะไรก็ได้ เพราะถ้าไม่มีระบบที่แข็งแรง เขาก็เจ๊งได้เช่นกัน ดังนั้น ถ้าอยากให้ธุรกิจเติบโต ไม่เพียงแค่การตลาดที่ดี การขายที่เก่งกาจ แต่การมีระบบที่ดี เป็นเรื่องสำคัญลำดับต้นๆ
พึงระลึกไว้เสมอครับ “โตไม่ได้…ถ้าไร้ระบบ”
เรื่องโดย พลชัย เพชรปลอด
จากแอร์โฮสเตสสาวที่ลาออกมาเปิดร้านกาแฟเล็กๆ ด้วยเงินสนับสนุนจากทางบ้าน หวังเริ่มต้นชีวิตใหม่ในฐานะเจ้าของธุรกิจ แต่ไม่นานร้านก็ต้องปิดตัว เพราะไม่ทำกำไร เธอไม่ยอมแพ้ ลองทำเบเกอรี่ฝากขาย แต่ก็ล้มเหลวอีกครั้งในเวลาเพียง 1 เดือน จนวันหนึ่ง การเดินทางไปเที่ยวฮ่องกงทำให้เธอได้ลองชิม ‘พายหมูแดง’ นำมาสู่การคิดค้นสูตรพายที่ถูกปากคนไทย นี่คือเรื่องราวของ คุณอร–กนกกัญจน์ มธุรพร เจ้าของ April’s Bakery ที่สร้างยอดขายทะลุ 630 ล้านบาท! คุณอร มีพื้นเพเป็นชาวนครสวรรค์ จบปริญญาตรีจากมหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ ด้านบริหารธุรกิจ และเคยทำงานเป็นพนักงานต้อนรับของสายการบินต่างชาติอยู่ 2 ปีเศษ ก่อนตัดสินใจลาออกมาทำธุรกิจส่วนตัว โดยขอทุนทางบ้านมาเปิดร้านกาแฟเล็กๆ ในคอมมูนิตี้แห่งหนึ่งในกรุงเทพฯ แต่เปิดได้ไม่ถึงปีก็ต้องปิดตัว เพราะไม่ทำกำไร จากนั้นได้หันไปทำเบเกอรี่สไตล์อิตาเลียนฝากขายตามห้างสรรพสินค้า แต่ก็ ‘เจ๊ง’ ในเวลาเดือนเศษ เพราะไม่เคยศึกษาตลาด หรือพฤติกรรมของลูกค้ามาก่อน แต่คุณอรยังเหลือไว้ 1 สาขา พร้อมกับเปลี่ยนมาขายเค้ก คุกกี้ และมัฟฟินแทน แต่ยอดขายก็ยังไม่กระเตื้อง ขณะเดียวกันก็ยังคิดไม่ออก ว่าจะทำอะไรมาขา
กูรูด้านอาหาร อย่าง อาจารย์ยศพิชา คชาชีวะ เจ้าของคอลัมน์ “ตู้จดหมายพลศรี” มีเรื่องราวน่าสนใจสำหรับ “วงการยำ” มาให้เรียนรู้กัน ดังนี้ … “หนูทำยำไม่เคยอร่อยสักที เดี๋ยวเปรี้ยวไป เดี๋ยวหวานไป อาจารย์มีสูตรไหมคะ ขอหนูหน่อย” คำถามทำนองนี้ผมเจอมาหลายคน หลายครั้ง ทุกครั้งผมเลยให้คาถาสูตรสำเร็จไปท่องให้ขึ้นใจว่า “1-1-ครึ่ง” 1 คือ น้ำปลา 1 ส่วน อีก 1 คือ น้ำมะนาว 1 ส่วน และครึ่ง คือ น้ำตาล ถ้าผสมน้ำยำเริ่มต้นจากสูตรนี้ การปรับเพิ่มเติมอะไรอีกนิดหน่อย ทำให้ลงตัวง่ายขึ้น ยกตัวอย่างเช่น ตวงน้ำปลา 2 ช้อนโต๊ะ ก็ตวงน้ำมะนาว 2 ช้อนโต๊ะ ส่วนน้ำตาลทรายเหลือ 1 ช้อนโต๊ะ หรือยกตัวอย่างเป็นถ้วย น้ำปลา 1 ถ้วย น้ำมะนาว 1 ถ้วย น้ำตาลครึ่งถ้วย ใช้เป็นชั่งน้ำหนักก็ได้ครับ เช่น น้ำปลา 50 กรัม น้ำมะนาว 50 กรัม น้ำตาลทราย 25 กรัม อาจจะต้องมีการยับยั้งชั่งใจกันเล็กน้อย เช่น ลดน้ำปลาลงนิดหน่อยก่อน เพราะน้ำปลาบางยี่ห้อโคตรเค็ม บางหน้ามะนาวเปรี้ยวมากก็ใส่น้อยลงนิดหนึ่งก่อน แต่ถ้าผสมแล้วเปรี้ยวไปหน่อย เค็มไปนิด ก็เติมส่วนผสมให้พอดีได้ตามใจ น้ำยำ แบบนี้ภาษาการครัวเรียกน้ำยำขาว เป็นยำพื้นฐานของยำไทยๆ เอาไปทำยำหมูยอ ยำวุ้น
ฟังไว้! ถ้าอยาก “ผัดผักบุ้ง” ให้สีเขียวสด ไม่เหี่ยว น่ารับประทาน เป็นปัญหาสำหรับคุณแม่บ้าน หรือพ่อครัวหลายคน ที่อยากจะผัดผัก โดยเฉพาะผัดผักบุ้ง ให้ออกมาเขียวสดน่ารับประทาน แต่ก็ยากซะเหลือเกิน เพราะเมื่อผักโดนความร้อนสีและรูปร่างก็เปลี่ยนไป เช่นเคยกับ เพจ เคมีฟิสิกส์ของสิ่งทอ อาหาร และของรอบตัว ได้มาบอกเคล็ดลับการทำผัดผักบุ้ง ให้กับพ่อครัว แม่ครัวทั้งหลาย ไว้ปรับใช้ในครัวเรือน ว่าทำอย่างไร ผักบุ้งจะไม่เหี่ยว แถมยังเขียวสดน่ารับประทานอีกด้วย โพสต์ดังกล่าวระบุว่า “การแช่ผักบุ้งน้ำในสารละลายเบกกิ้งโซดาก่อนผัด สามารถทำให้ผัดผักบุ้งที่ได้เขียวสวย และไม่เหี่ยวเหนียวได้ด้วย หลายๆ คนคงเคยได้ยินว่าสารละลายเบกกิ้งโซดา เพียงแค่ 1% นั้นสามารถใช้ล้างผักได้ดี นอกจากนั้นก็ยังใช้สำหรับแช่ผักที่ผัดยากอย่างผักบุ้งน้ำ ก่อนผัดด้วย เนื่องจากก้านของเขาแข็งเหนียวสุกยาก ในขณะที่ใบนั้นมีความอ่อนนุ่มสุกง่าย จึงทำให้เป็นผักที่ผัดยากเหลือเกิน เพราะถ้าผัดใช้เวลาสั้นเกินไป ก็จะทำให้ก้านมีกลิ่นเหม็นเขียวและพานจะดำหมองคล้ำง่าย เพราะสุกไม่เต็มที่ ในขณะที่พอผัดนานไปก้านจะเหี่ยวฟีบเหนียว และใบจะเหี่ยวเหนียวไปโดยปริยาย จน
“ชมพู่-อารยา เอ ฮาร์เก็ต” เจ้าของวลี “แม่ก็คือแม่” ที่ถูกพูดถึงอย่างต่อเนื่องจนถึงปัจจุบัน ความสามารถรอบด้านทั้งการแสดง พิธีกร เดินแบบ จนได้รับฉายาเจ้าแม่พรมแดงแห่งเมืองคานส์ เรียกได้ว่า โดดเด่นจนกลายเป็นขวัญใจสื่อมวลชนทั้งในและต่างประเทศ เรื่องราวชีวิตและประสบการณ์การทำงานที่ยาวนานเป็นเรื่องที่น่าจดจำ วันนี้ ชมพู่ ให้โอกาสพูดคุยย้อนวัยเยาว์ถึงจุดเริ่มต้นก่อนจะเป็นแม่ชมที่ทุกคนรู้จัก ดาราสาวคนดัง เล่าให้ฟัง เข้าสู่วงการบันเทิงในช่วงวัยมัธยมปลาย เริ่มจากการถ่ายโฆษณาเล็กๆ ก่อนได้รับโอกาสเป็นนักแสดงแบบเต็มตัว เซ็นสัญญากับค่ายดาราวิดีโอ ช่อง 7 เป็นช่วงหัวเลี้ยวหัวต่อที่จะเข้าศึกษาในมหาวิทยาลัย ในตอนนั้นมี คุณกบ สุวนันท์ เป็นไอดอลสาวสวยที่เธอชอบและติดตาม ทำให้ตัดสินใจเลือกศึกษาต่อที่เดียวกันในมหาวิทยาลัยรังสิต วิทยาลัยศิลปศาสตร์ เอกภาษาอังกฤษ ซึ่งนับว่าเป็นรุ่นแรกอีกด้วย “ช่วงเข้ามหาวิทยาลัย เป็นช่วงที่กำลังเริ่มต้นในอาชีพการเป็นนักแสดง โฟกัสในตอนนั้นอาจจะไม่ได้ใช้ชีวิตนักศึกษาได้เต็มที่มากนัก เพราะต้องทำงานด้วยเรียนไปด้วย จึงเป็นเพียงช่วงระยะเวลาสั้นๆ เวลาเข้าเรียน เวลาอ่านหนังสือน้อยกว่า
